Recruiting leicht(er) gemacht

RECRUITING LEICHT(ER) GEMACHT

Autorin: Sandra Donhauser Senior Consultant,  People & Organisation BDO Consulting GmbH
Erschienen in personalmanager, Fachzeitschrift für Human Resources, Ausgabe 6, November/Dezember 2021

 

Überzeugen Sie mit guter Vorbereitung und Geschichten

Die richtigen Kandidat:innen zu finden, ist oft herausfordernd und harte Arbeit! Damit sind Sie jedoch nicht allein. Die aktuelle Arbeitsmarktsituation ist besonders angespannt und schnell-lebig – viele sind nicht bereit für einen Jobwechsel. Gute Bewerber:innen sind mittlerweile so selten wie ein blauer Diamant und in Lichtgeschwindigkeit wieder weg vom Markt. Wie gelingt es uns trotzdem, die richtigen Leute anzusprechen und zu überzeugen?

Um diese Frage zu beantworten, legen wir im Folgenden die Aufmerksamkeit noch vor den Start des eigentlichen Bewerbungsprozesses: auf die Vorbereitung einer effizienten und effektiven Suche. Eine gute Vorbereitung braucht Zeit, spart jedoch langfristig Ressourcen und Kosten durch Fehlbesetzungen oder langwierige Prozesse.

Drei Tipps aus dem Beratungsalltag für die richtige Vorbereitung:

  1. Anforderungsprofil definieren
  2. Suchstrategie festlegen
  3. Storytelling vorbereiten

 

Anforderungsprofil definieren –WEN suchen wir?

Personalentscheidungen entspringen sehr oft dem Bauchgefühl und das ist auch gut so. Schließlich haben wir es mit Menschen, Einstellungen und Emotionen zu tun. Allerdings muss eine effektive und effiziente Entscheidung auch auf einer gewissen Grundlage erfolgen. Hier kommt das Anforderungsprofil ins Spiel. Unabhängig davon, ob es bereits zu Ihrem Daily Business gehört oder nicht, ist es ratsam, sich noch etwas intensiver mit dem Thema zu beschäftigen beziehungsweise die eigenen Anforderungsprofile noch einmal zu hinterfragen. Warum?

Ein klar definiertes Anforderungsprofil ist die Basis, aus der sich alle weiteren Schritte ableiten: Stellenbeschreibungen, Suchstra­tegie, Employer Branding, Personalbedarfs­planung bis zur Personalentwicklung und -beurteilung.

Die genau festgelegten Fähig­keiten, Fertigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und Erfahrungen ermöglichen besonders im Recruiting eine gezielte Suche, erleichtern die Vorauswahl und helfen schlussendlich bei einer fundierten Auswahl der geeigneten Kandidatin oder des geeigneten Kandidaten.

Bedürfnisse und Ansprüche von Unterneh­men können sich zudem über die Zeit ändern und damit auch die Anforderungen an die Mitarbeiter:innen. Insbeson­dere bei Nachbesetzungen empfehlen wir zu hinterfragen, ob das Anforderungsprofil noch aktuell ist beziehungsweise, ob eine Eins-zu-eins-Besetzung sinnvoll ist. Richten Sie den Blick in die Zukunft sowie auf die kommen­den Trends und fragen Sie sich, welche Kom­petenzen und Persönlichkeiten Sie zukünftig im Unternehmen brauchen werden. Wo soll die Reise hingehen und wen benötigen wir dafür? Wer passt zu uns?

Für das Erstellen und Anpassen des Anforde­rungsprofils gibt es in der Arbeitspsychologie unterschiedliche Herangehensweisen. Die häufigste und effektivste Form ist die intu­itive Einschätzung beruflicher Expert:innen, also meist Kolleg:innen oder Vorgesetzte, die die Position oder den Job gut kennen. Hier eignet sich neben direkten Interviews auch die bekannte „Critical Incident Technique“ (nach Flanagan), bei der die Interviewer:innen kritische Situationen anhand konkreter Bei­spiele erfragen, die essenziell für den Erfolg in dieser Position sind. Damit können sie aus konkretem Verhalten in typischen und wich­tigen alltäglichen Arbeitssituationen Anfor­derungen ableiten.

Hilfreich ist auch eine Arbeitsplatzanalyse, um Informationen zur Arbeitstätigkeit und den Arbeitsbedingungen strukturiert zu ge­winnen. Dabei beschreiben Sie Aufgaben, Prozesse, Umgebungsbedingungen und ar­beitsrelevante Beziehungen, aus denen sich wiederum Anforderungen ableiten lassen. Ein Beispiel: Viel Reisetätigkeit im Ausland benötigt zum Beispiel Offenheit für andere Kulturen, Fremdsprachenkenntnisse und Rei­sebereitschaft.

Der Trend geht zudem immer stärker in Rich­tung Candidate Personas als Weiterentwick­lung des klassischen Anforderungsprofils – eine Idee aus dem Marketing, bei der be­stimmte Personentypen beschrieben werden, um die Zielgruppen besser zu verstehen. Im HR angekommen, definieren Unternehmen damit ideale und greifbare Bewerberprofile für eine effektive Personalsuche. Neben den fachlichen Anforderungen beschreiben sie auch Ziele, Bedürfnisse, Interessen und An­treiber sowie Persönlichkeitseigenschaften. Generell machen wir im Consulting zuneh­mend die Erfahrung, dass immer mehr Un­ternehmen das Potenzial erkennen, stärker auf persönlichen Fit als auf hundertprozen­tig passende fachliche Eignung zu achten. In welchem Ausmaß diese Betrachtung möglich ist, hängt einerseits von der Position und an­dererseits davon ab, wie schnell die erforder­lichen Skills erlernbar sind. Eines ist jedoch sicher: Angebote zu Learning & Development innerhalb des Unternehmens rücken damit zunehmend in den Vordergrund.

Wir raten Ihnen daher, so viel wie möglich über die Team- und/oder Abteilungskultur zu erfahren, das heißt:

  • In welches Team muss die Kandidat:in hineinpas­sen?
  • Was ist dem Team wichtig?
  • Wie wird die Zusammenarbeit gelebt?
  • Warum hat es mit der Vorgänger:in nicht geklappt?

Auch die Informationen, mit wem die Per­son zukünftig zusammenarbeitet und wen sie führen wird, die (täglichen) Herausforde­rungen und Freuden des Jobs können wich­tige Hinweise auf das gesuchte Profil geben. Je genauer das Anforderungsprofil, umso leichter fällt es Ihnen, die richtige Suchstra­tegie zu entwickeln.

 

Suchstrategie festlegen – WO und WIE suchen wir?

Aus der Definition der Anforderungen lässt sich nachfolgend die geeignete Suchstrate­gie ableiten. Diese variiert meist von Position zu Position und sollte gut durchdacht wer­den. Hierbei helfen Fragen wie: Wo finde ich geeignete Kandidat:innen? Wo ist meine Zielgruppe unterwegs? Welche Branchen machen Sinn? Welche Touchpoints sind für meine Zielgruppe geeignet? Sofern die Suchstrategien zur Zielgruppe und zum Unternehmen passen, sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt: Vom klassischen In­serat auf Jobplattformen über Blogeinträge und Kurzvideos auf der eigenen Karriereseite und Ausschreibungen auf LinkedIn/XING bis zu Storys auf Instagram & Co. ist alles mög­lich.

In einigen Fällen ist es sinnvoll, einen ex­ternen Personalberater als Unterstützung hinzuzuholen, zum Beispiel bei Zeit- und Ressourcenmangel, bei wichtigen Schlüssel­positionen sowie bei diskreten Suchen. Perso­nalberater verfügen über ein großes Netzwerk sowie eine gut gefüllte Datenbank, auf die sie zurückgreifen können. Sie sind sehr erfahren im Bereich der Direktsuche und -ansprache, was den Rahmen von HR meist sprengt und deshalb gerne in den Hintergrund rückt. Viele Personalberater bieten hierzu verschiedene Möglichkeiten der Zusammenarbeit sowie Verrechnungsmöglichkeiten an. Vergleichen Sie daher mehrere Angebote und wählen Sie jenes, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Richtet sich das Honorar beispielsweise nach dem Gehalt der zu besetzenden Positi­on oder nach dem geschätzten Aufwand der Suche? Die Antwort auf diese Frage kann je nach gesuchter Position einen erheblichen Unterschied machen.

 

Storytelling vorbereiten – Wie ÜBERZEUGEN wir?

Bewerber:innen für das Unter­nehmen beziehungsweise die Position zu be­geistern, ist mittlerweile ein zentrales Thema in unserem Recruitingalltag und damit we­sentlicher Bestandteil der Vorbereitung. Doch wie gelingt uns das?

Sammeln Sie Informationen über die Attrak­tivität des Jobs:

  • Worin liegen die Besonderheiten, die Freuden und Herausforderungen bei der zu besetzenden Position?
  • Was macht den Job besonders spannend?
  • Was zeichnet das Team/das Unternehmen aus? Wie „ticken“ die Kolleginnen und Kollegen?
  • Welche konkreten Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?

Nutzen Sie die Antworten auf diese Fragen und das Anforderungsprofil, um eine „Sto­ry“ für die Bewerber:innen zu kreieren und damit positiv im Gedächtnis zu bleiben. Geschichten sind so alt wie die Menschheit und sprechen unsere Emoti­onen an, wodurch wir Interesse wecken und Aufmerksamkeit schaffen. Informationen werden anschaulicher und können leichter vom Gegenüber aufgenommen und erinnert werden. Mit Ihrer Geschichte erzählen Sie, was das Unternehmen besonders und den Job spannend macht, welche Teamkultur auf einen wartet und worin die Freuden des All­tags in diesem Unternehmen, Team oder Job liegen. Im Sinne der Glaubwürdigkeit geht es beim Storytelling um das Hervorheben der bereits vorhandenen Stärken und den damit einhergehenden Mehrwert für die Bewerbe­r:in.

Tipp: Storytelling ist auch eine gute Methode in der internen Kommunikation. Wir Men­schen tendieren stets dazu, vermehrt auf das Negative statt auf das Positive in unserem Umfeld zu achten. Dies ist evolutionspsycho­logisch zu erklären, denn schließlich hat uns dieses Verhalten früher das Überleben gesi­chert. Auch heute noch screenen wir unseren Körper regelmäßig nach Auffälligkeiten oder Unwohlsein ab, um mögliche Gefahren ab­zuwenden – wir erinnern uns vermutlich alle noch an wackelige Zähne in der Kindheit, die uns den ganzen Tag beschäftigten. Abgese­hen davon ist der Blick auf Negatives in der heutigen Zeit eher hindernd als fördernd.

Das Sichtbarmachen von Stärken und Fähigkei­ten innerhalb des Unternehmens oder Teams richtet daher den Fokus auf das Positive und trägt somit zu einer positiven Unterneh­mens- und Teamkultur bei.

 

// FAZIT

Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit und starten Sie mit der richtigen Vorbe­reitung in den Bewerbungsprozess. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Identifikation und Definition der Anforderungen beziehungsweise Can­didate Personas mit Blick auf die Zu­kunft und erzählen Sie Geschichten, um zu überzeugen. Kurz gesagt: Investieren Sie Ihre kostbaren Ressourcen in die richtigen Bewerberinnen und Bewerber.